O que é um canal de denúncias?

O mundo corporativo pode intensificar a satisfação dos funcionários, por meio de um ambiente de trabalho saudável e boas relações no cotidiano. 

Em contrapartida, há diversas questões habituais possíveis de frustrarem as pessoas e até causarem prejuízos irremediáveis.

O Canal de Denúncias apresenta-se como um instrumento essencial na prevenção e detecção de tais questões.

Nesse contexto, o presente artigo busca dar ao leitor uma visão prática de como um canal pode ajudá-lo. Quer dizer, como essa ferramenta é benéfica para o indivíduo.

Boa leitura!

Quem trabalha deseja ser feliz

Instituições e empresas, públicas ou privadas, empregam milhões de profissionais no país, dando aos brasileiros a oportunidade de sobrevivência e de construírem seus patrimônios financeiros ao longo da vida.

No entanto, trabalhar não é apenas trocar o investimento de tempo por um salário no final do mês.

Há diversas outras questões relevantes para o indivíduo, envolvendo aspectos físicos, emocionais e psicológicos. Por exemplo: estar num ambiente agradável, com boas oportunidades de desenvolvimento e interação, é um desejo comum.

O relacionamento saudável com os colegas faculta a troca de experiências e o aprendizado. A interação respeitosa com os superiores também gera conhecimento e crescimento pessoal.

Ademais, a convivência harmoniosa no cotidiano profissional estabelece um clima propício para se alcançar a tão almejada satisfação no trabalho.

Ou seja, inegáveis são os benefícios decorrentes de um ambiente favorável no dia a dia dos funcionários. Eles são percebidos desde quando se acorda, com um impulso positivo para se dirigir à empresa.

A alegria é uma sensação habitual, em vez da impressão de um fardo muito pesado nas costas.

O bom ânimo promove boas ações, bem-estar e, com isso, até a produtividade e a qualidade são potencializadas. Em suma, pessoas felizes geram melhores resultados, para elas e para a instituição.

Como consequência, aumentam-se os ingredientes para a sustentabilidade da organização, retenção e atração dos melhores profissionais, manutenção e geração de novos postos de trabalho, etc.

Explica-se, assim, o porquê as áreas de RH, Gestão e Gente, membros da Alta Direção e Conselho de Administração se preocupam tanto com o ambiente de trabalho: é a condição ideal para o sucesso. Todos ganham.

Fatores que podem atrapalhar na prática

No entanto, o mundo corporativo é repleto de atitudes hostis e irregularidades, tais como, fraudes, corrupção, desvios de conduta, furtos de ativos, conflitos de interesses, favorecimentos indevidos, entre outras.

Alguns colaboradores até serão estimulados a seguirem o mau exemplo dos infratores e, dessa forma, espalharem o mau comportamento. Enquanto outros, provavelmente a maioria, sentirão estresse, desconforto, indignação, insatisfação.

O efeito é evidente: a destruição do bom ambiente de trabalho.

E, na mesma direção, ainda existem bullying, discriminação, assédios moral e sexual. Além de aniquilar o clima organizacional, provocam prejuízos às vezes irreparáveis nas vítimas.

Desse modo, coibir tais atitudes e comportamentos é uma necessidade inequívoca e crescente na atualidade. Treinamentos, sensibilização e comunicação regulares são práticas imprescindíveis, entretanto, são incapazes de uma prevenção completa.

Canal de Denúncias: a mais efetiva ferramenta no combate a irregularidades

Diversos estudos, pesquisas, trabalhos acadêmicos e constatações práticas demonstram haver uma ferramenta capaz de oferecer um benefício gigantesco na solução da maioria dos problemas apontados nos tópicos já tratados desse artigo.

E, o melhor de tudo: com um investimento relativamente pequeno. Trata-se do Canal de Denúncias.

De um lado, quase todas as irregularidades, desvios de conduta e atos passíveis de atentarem contra a satisfação das pessoas e o clima organizacional ou colocarem a empresa em risco são praticados longe dos olhos da supervisão. Por outro lado, quase sempre há uma testemunha, alguém que ouve, vê ou suspeita de tais atos.

Por esses motivos, a entidade precisa propiciar a todos os funcionários um instrumento para eles se manifestarem e trazerem à tona o que, talvez, jamais seria descoberto.

E esse instrumento deve conferir ao relator a confiança, credibilidade e segurança, para evitar receio de qualquer natureza.

E essas características são conseguidas apenas com um Canal de Denúncias externo e profissional, como é o caso do canal da Contato Seguro.

Assim sendo, o Canal de Denúncias transforma-se no mais eficaz dispositivo para prevenir uma irregularidade, pois um eventual agressor pensaria duas vezes antes de repetir esse comportamento.

Contudo, se mesmo assim alguém se arriscar em fazer algo errado, o Canal de Denúncias se converte no aparato mais importante na detecção, pois, a partir dele, a organização poderá apurar os relatos.

Canal de Denúncias e a satisfação no trabalho

Nos tópicos anteriores, fica clara a importância do Canal de Denúncias na prevenção e detecção de irregularidades, desvios de conduta ou atos que destroem o ambiente de trabalho.

Dessa maneira, é inquestionável a relação direta do Canal de Denúncias com a satisfação do funcionário. Essa é a principal razão de nos depararmos, com frequência, com a seguinte frase: “o Canal de Denúncias é um benefício para as pessoas”.

Agora, veja a seguir, perguntas comuns, cujas respostas ajudam a entender como usar bem esse instrumento.

O que reportar no Canal de Denúncias?

Tudo que você souber ou suspeitar estar errado deve ser levado ao Canal de Denúncias. Pode ser um descumprimento legal ou a regras internas, uma irregularidade, um desvio de conduta, uma agressão, etc.

De maneira bem genérica, veja algumas situações usuais no mercado e que devem ser reportadas sem delongas nos Canais de Denúncias:

• Fraudes, corrupção, cartel, suborno, propina, conflito de interesses, favorecimento indevido de fornecedores, funcionários ou terceiros, uso indevido de ativos da empresa, roubo ou furtos de qualquer natureza, entre outras atitudes prejudiciais à companhia.
• Assédio moral, assédio sexual, bullying, discriminação, racismo, intolerância religiosa, agressões (verbais e/ou físicas), atitudes hostis no trabalho, comportamento antiético e outros comportamentos prejudiciais às pessoas.
• Descumprimento legal (trabalhista, ambiental, tributário, societário, etc.).
• Descumprimento de regras internas (Código de Conduta, políticas, instruções de trabalho, procedimentos internos).

Porém, cada organização possui características próprias e, portanto, há particularidades a serem consideradas e a lista acima não pretende esgotar todas as possibilidades. Importa o leitor entender que o Canal de Denúncias estará disponível, em qualquer circunstância, quando ele estiver desconfortável, incomodado, indignado ou inconformado de saber ou suspeitar de algo provavelmente errado.

O Canal é seguro?

Se o canal atender a certos requisitos, como descritos abaixo, pode-se afirmar: SIM.

Caso contrário, a empresa pode estar diante de uma situação complicada: possuir um canal sem credibilidade e, dessa forma, sem proporcionar os benefícios esperados! Os requisitos mínimos para considerarmos um canal seguro são:

• Garantir a confidencialidade.
• Permitir o anonimato.
• Propiciar ao manifestante escolher o meio desejado (0800, dispositivo móvel, WEB, e-mail, etc.) e o momento mais adequado (canal disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana).
• Contar com um sistema de proteção eficaz contra invasão de hackers, vazamento de informação ou acessos aos dados por pessoas desautorizadas.
• Oferecer um atendimento personalizado e acolhedor, dando ao relator o conforto e tranquilidade para contar o que sabe, sem coação e sem estresse (no caso da Contato Seguro, nossos atendentes são psicólogos treinados para dar o melhor acolhimento ao denunciante).

Como funciona o canal?

Os processos acerca de um Canal de Denúncias possuem etapas bem definidas, resumidas a seguir:

• O interessado escolhe o meio desejado e faz o seu relato.
• O fornecedor terceirizado (por exemplo, a Contato Seguro) analisa as informações e envia um relatório para alguém designado da empresa contratante.
• Esse responsável dá início ao processo de apuração (investigação interna), seguindo procedimentos próprios.
• Finalizada a investigação, se a denúncia for comprovada, total ou de modo parcial, medidas apropriadas serão aplicadas.

Um canal profissional prevê o feedback ao denunciante, mesmo se este for anônimo. A Contato Seguro oferece, além disso, um número de protocolo no ato da denúncia, que apenas o manifestante terá acesso.

No sistema, ele poderá acompanhar os passos do seu relato, mantendo a sua identidade preservada.

Conclusão

O Canal de Denúncias é a ferramenta mais eficaz na prevenção e detecção de irregularidades e, desse modo, a maior promotora de um clima de trabalho saudável. Como o ambiente afeta diretamente a satisfação das pessoas, o Canal de Denúncias é um benefício para o funcionário, além, é claro, de trazer inúmeras vantagens para a organização.

Todavia, ele precisa atender a certos requisitos mínimos, a fim de dar ao manifestante a segurança necessária para evitar qualquer tipo de receio. Por exemplo: o canal precisa assegurar a confidencialidade e permitir o anonimato.

Deve estar sempre disponível e possuir um sistema de segurança efetivo (contra hackers e vazamento de informação). Em resumo, apenas um canal terceirizado e profissional é capaz de atender a essas exigências.

E o bom uso do canal é a fonte do seu sucesso. Sempre que você souber ou suspeitar de alguma irregularidade ou desvio de conduta, o canal deve estar pronto para lhe atender!

Wagner Giovanini é especialista em Compliance e sócio-diretor da Compliance Total, Contato Seguro e Compliance Station. Autor do livro “Compliance – a excelência na prática”, desenvolveu a Compliance Station®, plataforma inovadora para a implementação e execução do Compliance em micro e pequenas empresas. Para mais informações e conteúdos sobre o tema, acesse www.compliancetotal.com.br e https://www.linkedin.com/company/9299759/ .