Creemos que un sistema de denuncia de irregularidades eficaz mejora nuestros esfuerzos para promover una cultura de integridad y toma de decisiones éticas.
Nuestra Línea Ética se creó hace más de 10 años para que cualquier persona, que trabaje o no en la Compañía, exprese de manera libre, segura y confidencial sus dudas e inquietudes sobre cualquier situación que suponga una infracción del Código de Conducta de Votorantim Cimentos observada en su entorno empresarial o en las relaciones establecidas por la Compañía.
Cualquier persona que observe conductas irregulares ocurridas en el entorno empresarial: empleados de Votorantim Cimentos, clientes, colaboradores, proveedores, socios comerciales, inversores, la sociedad en general.
Es un canal abierto a todos, que debe utilizarse con responsabilidad y buena fe.
Sí. Puede presentar una denuncia de forma anónima o identificándose.
El contacto se realiza a través de una empresa especializada, independiente y totalmente externa para obtener la máxima información sobre el caso, sin comprometer su anonimato. En ningún caso se compartirá su número de teléfono o la IP de su ordenador.
No se preocupe, si se identifica, su identidad será tratada de forma confidencial durante el proceso.
Si optó por el anonimato, no hay posibilidad de identificación.
Los procesos y el sistema de la Línea Ética se han estructurado para proteger su anonimato. No hay seguimiento del número de teléfono, ni de la IP del ordenador, ni nada similar en nuestro proceso.
Sin embargo, si desea permanecer totalmente anónimo, usted, como denunciante, debe asegurarse de que el contenido de su denuncia no revele su identidad de forma accidental. También es importante tener en cuenta que, al realizar una denuncia, no debe comentarlo con nadie, minimizando así el riesgo de que sus compañeros compartan con otros la información que les ha confiado. Tampoco debe compartir el número de protocolo de su denuncia ni dejarlo en un lugar accesible por terceros.
Estos son algunos consejos sencillos que compartimos con usted para asegurarnos de que tenga un cuidado especial en la preservación de su identidad.
Sí. Al completar su registro, recibirá un número de referencia que identifica el caso registrado, independientemente de si se identificó o no al contactar.
Podrá acceder al canal posteriormente, por teléfono o en la web de la Línea Ética, indicar el número de referencia que desea consultar, y luego podrá dar seguimiento al estado de su denuncia.
Intente hablar con su superior inmediato cuando observe una situación que infrinja nuestro Código de Conducta, las políticas internas de la Compañía, las leyes vigentes, o si tiene dudas sobre alguna conducta a adoptar.
Cuando pueda resultar incómodo tratar el asunto con su superior inmediato o incluso con el gerente de su responsable directo, puede dirigirse al departamento de Recursos Humanos de su unidad, o el área de Cumplimiento Normativo, Seguridad, Legal u otras, dependiendo del tema.
Si no es un empleado o si aun siendo empleado no se siente cómodo contactando con estas personas o departamentos, recuerde que la Línea Ética es una alternativa segura y confidencial con la que siempre puede contar.
El acoso de cualquier tipo, la discriminación de cualquier tipo, el robo y/o el fraude, la corrupción, las infracciones graves de la seguridad son ejemplos de comportamientos irregulares que deben ser denunciados. Hay más ejemplos disponibles en el Código de Conducta de la empresa.
Además, también puede utilizar la Línea Ética para hacer preguntas sobre nuestro Código de Conducta.
ADVERTENCIA: las consultas y quejas operativas o técnicas, compra de productos, solicitudes de patrocinio, solicitud de visitas a la empresa, envío de currículums, solicitud de registro de proveedores, quejas por impago, deben dirigirse a otros canales más adecuados o áreas responsables dentro de la empresa. Consulte el sitio web de Votorantim Cimentos o Workplace (si es empleado de Votorantim Cimentos), para conocer más sobre los canales de comunicación disponibles para contactos de otro tipo.
Cuando presente su caso, es importante incluir tanta información como sea posible. Por lo tanto, recuerde describir lo que sucedió con el mayor detalle posible. Trate de limitar su información a hechos precisos y explique: ¿Qué sucedió? ¿Cuándo sucedió? ¿Dónde? ¿Por qué motivos? ¿Cuáles son los nombres de las personas involucradas en esta situación? ¿Cuáles son los cargos de estas personas?
Si hay testigos, proporcione también sus nombres completos, cargo y, si los conoce, teléfono y/o correo electrónico de contacto.
Cuantos más datos facilite sobre el hecho, más efectiva será la investigación de la situación y, en consecuencia, se podrán tomar mejores acciones y lograr mejores resultados.
La Línea Ética debe utilizarse de buena fe, por lo tanto, úsela de forma correcta y consciente.
Para nosotros, en Votorantim Cimentos, solo hay una forma de hacer las cosas: la forma correcta.
Todos tenemos derecho a trabajar en un entorno positivo, y ese derecho conlleva la responsabilidad de actuar de forma ética, informando a las personas y organismos adecuados cuando alguien no esté actuando de forma correcta, justa e íntegra, de acuerdo con las directrices y valores de la empresa.
Trabajando juntos construiremos y mantendremos un entorno saludable, transparente, justo, productivo y mejor para todos. La mala conducta puede poner en peligro la supervivencia de toda una empresa.
Quizás sepa algo que puede ser más crítico y preocupante de lo que cree. A partir de su denuncia, el área u órganos competentes de la empresa pueden dirigir sus esfuerzos a investigar irregularidades hasta ahora desconocidas, pudiendo así actuar con la mayor celeridad posible para minimizar el potencial impacto negativo que pudieran tener en la empresa, para sus empleados, proveedores, socios comerciales, medio ambiente, sociedad, entre otros.
Por lo tanto, si tiene conocimiento de alguna conducta inapropiada, poco ética o ilegal que haya sucedido o esté ocurriendo en las relaciones y el entorno comercial de Votorantim Cimentos, considere que denunciarla es un deber para con usted, sus compañeros y todas las demás partes relacionadas de la Compañía, que podría verse impactada si esta situación no se corrige a tiempo y evoluciona a algo aún más grave.
Hacer varios registros del mismo caso no ayudará a la investigación ni le añadirá credibilidad. Sólo traerá mayores costes de procesamiento, pérdida de tiempo de análisis, impacto en el análisis de otros problemas críticos y más demoras en completar el proceso.
Por lo tanto, si va a denunciar una situación que esté sucediendo o que podría suceder, hágalo sólo una vez.
Si después de enviar su caso recuerda otros datos o tiene conocimiento de nueva información sobre la misma situación que puede ser importante para complementar el análisis que está en curso, simplemente acceda nuevamente a su caso (con su número de registro) e inserte la nueva información en el caso en estudio.
No es necesario. Sin embargo, se recomienda que indique o ponga a disposición las evidencias que contribuyan a la investigación del asunto, si es posible.
El sistema Contato Seguro le permite adjuntar cualquier tipo de archivo, foto, video, audio, etc. Incluso si presenta el informe por teléfono, el operador le explicará cómo adjuntar sus pruebas.
Todos estos documentos se tratarán de forma confidencial, preservando la identidad de la persona que los envió.
Contato Seguro cuenta con un equipo propio de profesionales cualificados para recibir sus denuncias. Estas personas no tienen nada que ver con Votorantim Cimentos y trabajan de forma independiente.
Después de registrar su caso en la Línea Ética, es importante mantener la confidencialidad de lo denunciado y no comentarlo ni compartirlo con terceros, con el fin de asegurar la confidencialidad de lo denunciado.
Además, debe verificar periódicamente este sistema para verificar si hay preguntas adicionales del equipo de la Oficina Global de Ética Empresarial.
Al realizar una denuncia por teléfono, a través de este sitio web o mediante la aplicación Contato Seguro, recibirá un número de registro que podrá utilizar para hacer el seguimiento del avance de su denuncia.
Para hacer el seguimiento debe acceder a este sitio web en el enlace “Consulte el estado de su caso / consulta”.
Le recomendamos que anote el número de registro o protocolo y realice un seguimiento periódico de la situación de su caso.
En algunas ocasiones, el equipo de la Oficina Global de Ética Empresarial de Votorantim puede solicitarle más información a través de mensajes a los que sólo usted puede acceder a través del sitio web o por teléfono usando su número de registro (sin él, no podrá acceder a esta herramienta).
Esté atento y acceda a este sitio periódicamente. Su contribución será extremadamente importante para el proceso de investigación.
Votorantim Cimentos no tolera ninguna forma de represalia contra quien presenta una denuncia con auténtica preocupación o contra quien contribuya a las investigaciones.
Si esto ocurre, debe ponerse en contacto con la Línea Ética dando detalles de la situación para que el equipo responsable pueda realizar la investigación necesaria y actuar de manera oportuna.
No existe un plazo estipulado para la investigación de denuncias, porque varía en función de la temática y complejidad de cada caso.
Los casos más complejos exigen actuaciones más complejas y en consecuencia pueden requerir más tiempo para ser analizados y tratados de forma correcta, responsable y completa.
Sin embargo, es importante reforzar que todos los casos registrados en la Línea Ética serán evaluados, tratados y recibirán una respuesta final por parte de la Oficina Global de Ética Empresarial a través del sistema.
No obstante, los detalles relacionados con la conclusión del caso y las medidas adoptadas no podrán ser compartidos, con el fin de preservar la confidencialidad del proceso y la identidad de los involucrados.
