Nous pensons qu'un système de dénonciation efficace renforce nos efforts pour promouvoir une culture d'intégrité et de prise de décisions éthiques.

Ainsi, notre Ligne Éthique a été mise en place il y a plus de 10 ans pour permettre à toute personne, travaillant ou non dans l’entreprise, d'exprimer librement, en toute sécurité et en toute confidentialité ses doutes et inquiétudes les plus profondes sur toute situation de violation du Code de Conduite de l’entreprise perçus dans notre environnement commercial ou dans les relations établies par la Société.

Toute personne observant une conduite irrégulière dans l'environnement des affaires de l’entreprise : employés de VC, clients, tiers, fournisseurs, partenaires commerciaux, investisseurs, et la société en général.

Il s'agit d'un canal ouvert à tous, qui doit être utilisé de manière responsable et de bonne foi.

Oui. Vous pouvez déposer un rapport de manière anonyme ou identifiée.

Le contact se fait par l'intermédiaire d'une entreprise indépendante, avec une prise en charge spécialisée qui recueillera un maximum d'informations sur le cas sans compromettre votre anonymat. En aucun cas, votre numéro de téléphone ou l'adresse IP de votre ordinateur ne seront partagés si vous choisissez de garder l’anonymat.

Mais ne vous inquiétez pas : si vous vous identifiez, votre identité sera traitée de manière confidentielle pendant le processus.

Si vous avez opté pour l'anonymat, il n'y a aucune possibilité d'identification.

Les processus et le système de la Ligne Éthique ont été structurés pour protéger votre anonymat. Il n'y a aucun traçage du numéro de téléphone, de l'adresse IP d'ordinateur ou de quelconque chose de similaire dans notre processus.

Cependant, si vous souhaitez rester véritablement anonyme, vous - en tant que dénonciateur - vous devez assurer que le contenu de votre dénonciation ne révèle pas accidentellement votre identité. Il est également important de noter que, lorsque vous faites une dénonciation, vous ne devez le dire à personne, minimisant ainsi le risque que vos collègues partagent avec d'autres les informations que vous leur avez confiées. Vous ne devez pas non plus partager le protocole de votre rapport ou le laisser dans un lieu accessible à des tiers.

Voici quelques conseils simples que nous partageons avec vous pour vous garantir des précautions supplémentaires dans la préservation de votre identité.

Oui. Après avoir conclu votre rapport, vous recevrez un protocole automatique identifiant l'événement enregistré, que vous vous soyez ou non identifié dans votre contact.

Vous pourrez plus tard revenir sur le canal, par téléphone ou via le site de la Ligne Ethique, renseigner le numéro du protocole que vous souhaitez consulter et, ensuite, vous pourrez suivre l'état de votre dénonciation.

Chaque fois que vous rencontrez une situation qui viole notre Code de conduite et/ou les lois observées dans les relations et les affaires menées par l’entreprise, ainsi que pour clarifier les doutes concernant les directives établies dans ce document.

Chaque fois que vous identifiez une irrégularité, si vous êtes un employé de Votorantim Cimentos, vous pouvez la partager avec votre manager, le manager de votre manager, avec la Direction des Ressources Humaines, le responsable sécurité, le responsable de la Conformité ou Juridique, selon le sujet.

Mais, si vous n'êtes pas notre employé ou que vous êtes employé mais trouvez du mal à contacter ces équipes ou ces personnes dans ces situations, n'oubliez pas que la Ligne Éthique est une alternative sûre et confidentielle sur laquelle vous pouvez toujours compter.

Parmi les exemples de comportements irréguliers qui doivent être signalés figurent le harcèlement de toute nature, la discrimination de toute nature, le vol et/ou la fraude, la corruption, les violations graves de la sécurité. D'autres exemples sont disponibles dans le Code de conduite de l'entreprise.

En outre, vous pouvez également utiliser la Ligne Éthique pour poser des questions sur notre Code de Conduite.

IMPORTANT: les demandes et réclamations opérationnelles ou techniques, les achats de produits, les demandes de parrainage, les demandes de visite dans l'entreprise, le dépôt de CV, les demandes d'inscription de fournisseurs et les réclamations pour non-paiement par exemple, doivent être traitées par les voies habituelles et appropriées ou à des responsables au sein de l’entreprise. Consultez le site Web de Votorantim Cimentos ou Workplace (si vous êtes un employé de VC), pour en savoir plus sur les canaux de communication disponibles pour les demandes d'autres types.

Lorsque vous déposez votre rapport, il est important d'inclure autant d'informations que possible. Par conséquent, n'oubliez pas de décrire ce qui s'est passé avec autant de détails que possible. Essayez de limiter vos informations à des faits précis et expliquez: Que s'est-il passé ? Quand est-ce arrivé ? Où ? Pour quelles raisons ? Quels sont les noms des personnes impliquées dans cette situation ? Quelle est la fonction de ces personnes ?

S'il y a des témoins, veuillez également indiquer leurs noms complets, leurs fonctions, et, si vous le savez, leur téléphone et/ou adresse email.

Plus vous fournissez des données sur le fait, plus l'enquête sur la situation sera efficace et, par conséquent, de meilleures mesures pourront être prises et de meilleurs résultats pourront être obtenus.

La ligne d'éthique doit être utilisée de bonne foi, veuillez donc l'utiliser correctement et consciencieusement.

Pour nous, chez Votorantim Cimentos, il n'y a qu'une seule façon de faire les choses : la façon correcte.

Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif. Ce droit s'accompagne de la responsabilité d'agir de manière éthique et d'informer les bonnes personnes et instances si quelqu'un n'agit pas de manière appropriée, équitable et intègre, ou va à l'encontre des directives et des valeurs de l'entreprise.

La seule façon de construire et de maintenir un environnement sain, transparent, éthique, productif et meilleur pour tous est de travailler ensemble. Une conduite inappropriée peut mettre en péril la survie de toute une entreprise.

Vous avez peut-être été témoin de quelque chose de plus critique et troublant que vous ne le pensez. Sur la base de votre signalement, le domaine ou les organes de l'entreprise pourront orienter leurs efforts pour enquêter sur les irrégularités alléguées et agir le plus rapidement possible pour minimiser l'impact négatif potentiel qu'ils pourraient avoir sur l'entreprise, ses employés, ses fournisseurs, ses partenaires commerciaux, l'environnement, la société et autres.

Par conséquent, si vous avez connaissance d'un comportement inapproprié, contraire à l'éthique ou illégal qui s'est produit ou se produit actuellement dans les relations ou l'environnement des affaires de Votorantim Cimentos, sachez que, pour les employés de Votorantim Cimentos, il est de votre devoir de le signaler. Vous, vos collègues et tous ceux qui sont liés à l’entreprise et qui pourraient être touchés si la situation n'est pas traitée rapidement ou évolue vers quelque chose d'encore plus grave.

Le dépôt de plusieurs rapports sur le même événement ne profitera pas à l'enquête ni n'ajoutera de crédibilité à la situation. Cela n'entraînera que des coûts de traitement plus élevés, une perte de temps en analyse, un impact sur l'analyse d'autres problèmes critiques et cela retardera la conclusion du processus.

Par conséquent, si vous allez déposer un rapport sur une situation réelle ou potentielle, faites-le une seule fois.

Si après l'envoi de votre rapport vous vous souvenez d'autres données ou prenez connaissance de nouvelles informations liées à la même situation qui peuvent être importantes pour l'analyse en cours, c'est simple : il vous suffit d'accéder à nouveau à votre signalement (avec votre numéro de référence) et ajouter de nouvelles informations au cas qui est déjà en cours d'analyse.

La soumission de preuves n'est pas nécessaire, cependant, dans la mesure du possible, nous vous recommandons d'inclure ou de mettre à disposition des preuves qui contribueront à l'enquête sur le sujet. Vous pouvez supprimer toute information permettant de vous identifier si vous souhaitez rester anonyme.

Le système Contato Seguro vous permet de joindre plusieurs types de fichiers (documents, photos, vidéos, audio, etc.). Même si vous déposez votre rapport par téléphone, l'opérateur vous expliquera comment vous pouvez annexer des preuves.

Tous les documents seront traités de manière confidentielle ou de manière appropriée pour protéger l'identité de la personne qui dépose le rapport.

Contato Seguro a sa propre équipe de professionnels qualifiés pour déposer des rapports. Ils n'ont aucun lien avec Votorantim Cimentos et sont totalement indépendants et impartiaux en ce qui concerne la situation qui sera dénoncée.

Après avoir déposé votre signalement via la ligne d'éthique, il est important de maintenir la confidentialité de ce qui a été signalé et de ne pas commenter ou partager avec des tiers, afin d'assurer la confidentialité de ce qui a été signalé.

En outre, vous devez vérifier périodiquement votre cas pour des demandes supplémentaires de la part de l'équipe du Bureau d'éthique professionnelle.

Lorsque vous déposez un rapport par téléphone, via ce site Web ou via l'application Contato Seguro, vous recevrez un numéro de référence qui peut être utilisé pour suivre l'évolution de votre rapport.

Pour ce faire, vous devez cliquer sur “Suivre l'état de votre signalement/consultation” sur ce site Web.

Nous vous recommandons de noter votre numéro de référence et de l'utiliser périodiquement pour vérifier l'état d'avancement de votre rapport.

Occasionnellement, le Bureau d'éthique des affaires de Votorantim Cimentos peut vous demander plus d'informations par le biais de messages auxquels vous ne pouvez accéder que via le site Web ou par téléphone, en utilisant votre numéro de référence (sans celui-ci, vous ne pourrez pas accéder à cet outil). Gardez cela à l'esprit et veuillez revoir votre cas régulièrement. Vos contributions seront extrêmement importantes pour le processus.

Votorantim Cimentos ne tolère aucune forme de représailles contre quiconque qui dépose un rapport avec une sincère préoccupation ou même qui contribue à l’enquête.

Si cela se produit, vous devez contacter la ligne d'éthique et déposer un rapport comprenant les détails de la situation afin que l'équipe responsable puisse faire l'enquête nécessaire et agir en temps opportun.

Il n'y a pas de délai stipulé pour vérifier les dénonciations, car il existe des variations selon les thèmes et la complexité de chaque cas.

Les cas plus complexes exigent des actions plus complexes et, par conséquent, peuvent nécessiter plus de temps pour être analysés et traités correctement, de manière responsable et complète.

Dans tous les cas, il est important de souligner que tous les rapports déposés auprès de la ligne d'éthique (à condition qu'ils contiennent des informations adéquates pour procéder à une enquête) seront évalués et traités, et recevront une réponse finale du Bureau d'éthique via le système.

Cependant, les détails liés à la conclusion de l'affaire et aux mesures prises ne peuvent être partagés, afin de préserver la confidentialité du processus et l'identité des personnes impliquées.