Sistema Fecomércio RJ - Perguntas Frequentes

Canal Ético

Código de Ética Tirar Dúvidas Fazer Seu Relato

Perguntas Frequentes

QUEM PODE USAR O CANAL ÉTICO?

É aplicável ao público interno (estagiários, colaboradores da Sede permanentes ou temporários, horistas ou mensalistas, de todas as Unidades Operativas das Instituições e conselheiros) e ao público externo (terceiros, fornecedores e sociedade).

COMO PODE SER ACESSADO O CANAL ÉTICO?

O Canal Ético pode ser acessado pelo 0800 900 9029 ou pelo www.contatoseguro.com.br/pt/sistemafecomerciorj, O link está disponível nos sites e nas intranets das instituições.

PARA QUE SERVE O CANAL ÉTICO?

O Canal Ético é o meio pelo qual a Ouvidoria recebe e trata as dúvidas sobre o Código de Conduta Ética, sugestões e denúncia referentes a fatos que estão ou possam estar em desacordo com o Código de Conduta Ética da Sistema Fecomércio RJ, suas políticas ou a legislação vigente.

DO QUE CONSISTE O PROCESSO DE TRATAMENTO E DENÚNCIA?

O processo de tratamento de denúncias consiste em diversas etapas: receber, triar, distribuir, enviar para análise e/ou apuração, acompanhar e analisar as conclusões e comunicar ao demandante o resultado, além de, quando for o caso, recomendar melhorias nos processos, procedimentos ou políticas da companhia, para todas as denúncias que apontam possível desconformidade ou violação de lei, regulamento ou norma interna ou o Código de Conduta Ética.

QUAL O PROCEDIMENTO QUE SE SEGUE APÓS O RECEBIMENTO DA DENÚNCIA PELO CANAL ÉTICO?

As denúncias são encaminhadas ao Comitê de Admissibilidade e Apuração, constituídos pelo Assessor de Governança e Integridade e a Ouvidoria para adoção das providências pertinentes a cada nível de risco atribuído. O Comitê de Admissibilidade e Apuração, verifica se a denúncia apresenta elementos mínimos para iniciar a apuração, ou seja, evidências: materialidade e autoria.

O QUE SÃO EVIDÊNCIAS?

São consideradas evidências, a existência e descrição precisa de fatos: nome dos envolvidos, local de trabalho, data e horário circunstâncias, e de potenciais meios de confirmação, o que significa apresentação de envolvidos, documentos, arquivos, registros, e-mails, fotos, vídeos, áudios, prints de tela ou testemunhas.

PARA QUE EU PRECISO APRESENTAR EVIDÊNCIAS?

Para que as pessoas designadas para apurar os fatos (Comitê de Apuração) tenham condições de identificar adequadamente a natureza, extensão, a necessidade de adotar medidas urgentes, bem como para conduzir o processo de apuração para verificar a veracidade dos fatos denunciados.

HÁ DESDOBRAMENTOS APÓS O ENCERRAMENTO DA DENÚNCIA SE DETECTADO ALGUMA IRREGULARIDADE?

Sim, quando irregularidades são detectadas, receberão acompanhamento das medidas corretivas ou planos de ação apresentados pelas áreas responsáveis até sua total implementação.

E SE O DENUNCIANTE NÃO APRESENTAR EVIDÊNCIAS?

Se um relato não puder ter encaminhamento ou prosseguimento por falta de evidências mínimas que impeçam a correta apuração do relato, o Comitê de Admissibilidade e Apuração, não terá outra opção a não ser encerrar o procedimento de apuração e consequentemente, proceder o seu arquivamento com o status de inconclusivo.

QUAL O PERÍODO DE FUNCIONAMENTO DO CANAL ÉTICO?

O Canal Ético está disponível em português, podendo ser acessado 24 horas por dia, 7 dias na semana e 365 dias no ano.

QUAIS OS POSSÍVEIS TIPOS DE DENÚNCIAS?

Denúncias sobre diversos assuntos podem ser relatadas por meio do Canal Ético:

• Conflito de interesses;

• Conflito na relação de subordinação;

• Corrupção;

• Danos ambientais ou à imagem;

• Danos ao patrimônio ou bens da empresa;

• Desvio de função;

• Desvio de recebíveis, recursos da tesouraria ou caixa;

• Enriquecimento ilícito;

• Falha em auditoria, normativa e controles internos;

• Favorecimento ilícito (de colaboradores, fornecedores, prestadores de serviço, terceiros e clientes);

• Fraude ou roubo de dinheiro;

• Irregularidade nas demonstrações financeiras ou relatórios de gestão;

• Irregularidades em contratos e licitações;

• Lavagem de dinheiro;

• Manipulação, modificação ou adulteração de documentos e demonstrações financeiras;

• Não cumprimento de políticas e procedimentos internos; • Nepotismo;

• Ofensa física, verbal, moral ou ao pudor;

• Pedido ou pagamento de suborno;

• Preconceito (racial, sexual, religiosa, por idade ou deficiência);

• Privilégio de colaborador em detrimento de outro;

• Recebimento de brindes, presentes ou favores;

• Relacionamento afetivo com subordinação direta;

• Roubo, furto, ou desvios de mercadorias, insumos e ativos;

• Trabalho infantil, escravo ou condições análogas;

• Uso de bens da empresa para fins particulares;

• Uso de cargo para solicitar favores ou serviços pessoais a subordinados/terceiros;

• Uso indevido de recursos da empresa;

• Uso indevido, falsificação ou adulteração de documentos e registros da empresa;

• Uso ou tráfico de substâncias proibidas dentro da empresa;

• Vazamento ou uso indevido de informações;

• Violação de controles internos ou sistemas;

• Violação de leis;

• Violação de leis ambientais;

• Violação de leis trabalhistas e;

• Violação de leis tributárias.

E SE A DENÚNCIA CHEGAR POR OUTRA FONTE: ATENDIMENTO OU POR E-MAIL POR EXEMPLO, A OUVIDORIA IRÁ TRATAR?

Sim, as denúncias serão tratadas se chegarem ao conhecimento da Ouvidoria suportada pelas evidências, desde que haja condições mínimas de materialidade e autoria que atenda aos critérios de admissibilidade. Neste caso, o processo de apuração acontecerá normalmente e será inserido no sistema pela própria Ouvidoria. O único ponto a ser observado, é que ao receber a denúncia por outra fonte que não o Canal Ético, outras pessoas terão acesso ao conteúdo da mesma, não podendo a Ouvidoria garantir a confidencialidade da manifestação.

POSSO FAZER A DENÚNCIA POR OUTRO MEIO QUE NÃO O CANAL ÉTICO?

Recomendamos o uso do Canal Ético para garantir a confidencialidade dos relatos, como o sistema não identifica e não permite o compartilhamento das informações ali armazenadas, podemos tratar a denúncia em sigilo garantindo o anonimato dos envolvidos.

E SE EU RECEBER UMA DENÚNCIA?

Recomendamos responder ao manifestante que a denúncia deve ser direcionada ao Canal Ético, podendo indicar a Ouvidoria para maiores esclarecimentos. Caso a denúncia chegue até você de forma anônima, há a possibilidade de você mesmo realizar o relato no sistema, reproduzindo no formulário do site, as informações que teve acesso.

POSSO FAZER A DENÚNCIA POR OUTRO MEIO QUE NÃO O CANAL ÉTICO?

CASO OS INTEGRANTES DA ALTA GESTÃO RECEBAM "DENÚNCIAS" EM SUAS CAIXAS ELETRÔNICAS (E-MAILS), COMO DEVERÃO PROCEDER?

Estes deverão responder ao manifestante que o recebimento de denúncias deve ser feito pelo Canal de Denúncia, devendo indicar a Ouvidoria para maiores esclarecimentos e deverão encaminhar à Ouvidoria para acompanhamento.

E HÁ ALGUMA RESPOSTA PADRÃO A SER FORNECIDA AO DENUNCIANTE?

O destinatário deverá responder ao manifestante que aquele registro deverá ser feito na Ouvidoria, fornecendo os canais de contato de acordo com “resposta padrão” disponibilizada pela Ouvidoria. Segue a resposta padrão recomendada:

“Agradecemos o envio da sua mensagem.
Informamos que o canal corret o para envio de relat os como est e, é a Ouvidoria. Sendo assim, o seu relato será direcionado aos responsáveis para o tratamento adequado da sua manifestação, podendo a nossa estrutura corresponder à confiança que nos foi concedida. Por oport uno, informamos que na ocorrência de novos relatos, o seu registro deverá ser realizado at ravés do 0800 900 9029 ou pelo endereço eletrônico: https://www.contatoseguro.com.br/pt/sistemafecomerciorj.

Obrigado(a),

(Incluir o nome do respondente).”

O QUE É ESSENCIAL APRESENTAR NO RELATO NO CANAL ÉTICO PARA QUE UMA APURAÇÃO OCORRA?

É necessário verificar se o relato permite a apuração de fatos, reunindo elementos mínimos de materialidade e/ou de autoria, sendo então admitida e possa deflagrar uma apuração. Minimamente, a denúncia deve apresentar: i) a violação de norma interna ou externa, atribuída à um colaborador, ou a autores externos, relacionados às atividades potencialmente causadoras de danos diretos às instituições e ii) atribuição da violação a um autor, ou seja, um empregado do Sistema Fecomércio RJ; de empresa fornecedora; prestadora de serviços; ou, ainda, profissional contratado por empresa que presta serviços para as Instituições.

E COMO SE DÁ O PROCESSO DE APURAÇÃO?

As denúncias que contenham elementos mínimos de materialidade e/ou de autoria, após admitidas, serão atribuídas a uma Comissão de Apuração formado por 2 (dois) integrantes que passarão a ser responsáveis pela condução da investigação. Os envolvidos no processo de apuração, deverão assinar um Termo de Confidencialidade e deverão preservar o sigilo da identidade do denunciante e demais envolvidos. Na sequência será feita uma proposição de tratamento (verbal ou escrita) com identificação de interfaces, informações, documentação e envolvidos e seguirá o seguinte procedimento:

• Análise de documentos;

• Solicitação de material adicional, se for necessário;

• Oitiva do denunciante, se identificado;

• Oitiva de testemunhas;

• Oitiva do superior direto ou responsável pela contratação;

• Oitiva do denunciado;

• Solicitar esclarecimentos e a coleta de evidências junto às áreas envolvidas;

• Recomendar a contratação de empresa terceirizada especializada para conduzir a investigação;

• Comunicar ao Comitê de Ética, Diretoria e/ou Conselho de Gestão sobre os fatos reportados.

O plano de tratamento é seguido, objetivando o levantamento dos fatos e a procedência ou não das irregularidades apontadas. Após a apuração, um relatório é emitido contendo a conclusão do caso e recomendações. Constam também nesse relatório, propostas de melhoria, baseados nas irregularidades encontradas e comprovadas.

QUANTO TEMPO DURA O TRATAMENTO DE UMA DENÚNCIA?

Depende do grau de complexidade da denúncia, pode ser resolvida rapidamente, mas pode exigir uma apuração rigorosa para que desdobre em ações produtivas para as instituições. O prazo de solução previsto na Política é de 90 (noventa) dias.

QUAIS MOTIVOS PODEM CARACTERIZAR UMA DENÚNCIA INCONCLUSIVA OU GENÉRICA QUE LEVEM AO ARQUIVAMENTO DE UMA DENÚNCIA?

O denunciante será comunicado do arquivamento e orientado a enviar nova denúncia com o conteúdo mínimo para o seu tratamento. São motivações para arquivamento da denúncia:

• Quando não apresentar os elementos mínimos de autoria e/ou materialidade;

• Quando os fatos descritos ou a matéria abordada já estiverem sob a apreciação ou que já tenham sido decididas pelo Poder Judiciário;

• Quando os fatos descritos ou a matéria abordada já tiverem sido objeto de apuração no âmbito do Sistema Fecomércio RJ;

• Quando a autoria, os fatos descritos ou a matéria abordada forem objeto de outra denúncia;

• Se a denúncia não estiver circunscrita ao Sistema Fecomércio RJ;

•Se ficar caracterizado a má-fé do relato para prejuízo de outrem;

• Cabe exclusivamente ao Ouvidor dar ciência, quando necessário, do arquivamento aos órgãos de controle.

COMO É ENCERRAMENTO DA DENÚNCIA?

O denunciante receberá a resposta da Ouvidoria, através do protocolo recebido no sistema, esclarecendo o término da apuração e as informações necessárias, O protocolo será encerrado.

QUAIS OS TIPOS DE CLASSIFICAÇÃO DAS DENÚNCIAS?

São elas:

• Inconclusivo: mpossibilidade de conclusão do processo de apuração devido à falta de evidências ou vidências não conclusivas ou na ocorrência de impossibilidade de realização do procedimento de averiguação, devido aos fatos relatados não possuírem os elementos mínimos listados no parágrafo único do artigo 11 desta Política;

• Inaplicável ao canal: relato acerca de situações fora do escopo de atuação do Comitê de Ética, que possuem canais próprios para tratativas;

• Improcedente: finalização da ocorrência após o processo de averiguação constatar que o fato relatado não procede com as evidências;

• Procedente: ffinalização da ocorrência após o processo de averiguação constatar que o fato relatado é verídico e procede com as evidências;

• Parcialmente procedente:finalização da ocorrência após o processo de averiguação constatar que parte do fato relatado é verídico e procede com as evidências.

SOU OBRIGADO A DENUNCIAR AS IRREGULARIDADES, CASO CHEGUE AO MEU CONHECIMENTO?

Sim, é dever de cada Colaborador ou terceiro reportar condutas ilegais ou em desacordo. Eventuais suspeitas que sejam fundadas também deverão ser reportadas para apuração. O Sistema Fecomércio RJ estimula que Colaboradores e Terceiros adotem todas as medidas necessárias para prevenir, relatar e não se omitir diante da ocorrência de violações ao Código de Conduta Ética, suas políticas e a legislação vigente.

E HÁ MEDIDAS DISCIPLINARES CASO SEJA COMPROVADO IRREGULARIDADE?

A adoção de medidas disciplinares poderá ocorrer se comprovada a ocorrência de fatos que contrariam o Programa de Integridade do Sistema Fecomércio RJ, seu Código de Conduta Ética, políticas e a legislação vigente, podem variar, a depender da gravidade entre:

• Advertência verbal;

• Advertência por escrito;

• Suspensão de vínculo contratual;

• Demissão sem justa causa;

• Demissão por justa causa;

• Rescisão motivada de contratos em caso do envolvimento de Terceiros.

E SE ALGUÉM TENTAR PREJUDICAR OUTRO COLABORADOR COM DENÚNCIA INFUNDADA?

Denúncias comprovadamente de má-fé, objetivando o prejuízo financeiro ou moral de outrem, serão punidas severamente. Ficará sujeito igualmente às sanções, pessoas que impedirem ou embaraçarem as investigações, ou seja, causarem obstáculos à investigação, danificando destruindo, estragando, inutilizando total ou parcialmente, elementos informativos, provas ou evidências ou dificultar, colocar empecilhos, tornando algo mais difícil e moroso à descoberta dos fatos.