Como funciona um processo de denúncia no ambiente corporativo?

Você descobriu algo irregular em sua empresa e decidiu denunciar através do Canal de Denúncias. Mas o que acontece depois que se faz o relato?

O processo de captação da denúncia é apenas o começo de uma série de etapas que visam investigar, corrigir e incentivar práticas éticas e de integridade nas organizações privadas e públicas.

No artigo de hoje, vamos explorar os passos seguintes à captação da denúncia, fornecendo uma visão detalhada do que acontece após o envio do seu relato como denunciante!

Se está interessado(a) em entender como sua manifestação é tratada e quais medidas são tomadas para tornar o ambiente de trabalho saudável e íntegro, continue a leitura!

O que acontece quando denuncio no Canal da empresa?

O benefício de saber como funciona o Canal de Denúncias é que, antes de registrar a denúncia na plataforma indicada pela empresa, o denunciante está ciente das políticas da organização sobre o tema.

Se esse não for o seu caso, consulte o Código de Conduta e/ou documentos orientadores da entidade em que trabalha, reúna evidências do incidente, envie-as pelo Canal de Denúncias e guarde o número de protocolo gerado para acompanhamento.

Feito isso, agora é hora de aguardar a conclusão das seguintes etapas. Confira!

1. Análise dos Dados Registrados A conferência dos dados registrados nos relatos de denúncias é um processo fundamental para identificar padrões, tendências e áreas de preocupação dentro da empresa.

“Por meio dessa análise, é possível compreender a extensão e a gravidade dos problemas relatados, permitindo que as próximas decisões sejam bem informadas e auxiliem na promoção de um ambiente de trabalho mais seguro e saudável para todos”, explica Wagner Giovanini, diretor de compliance da Contato Seguro.

2. Triagem da Denúncia A equipe responsável estuda cuidadosamente a validade e a credibilidade das alegações e evidências apresentadas.

Se houver indícios de que a denúncia possa ser verdadeira, ela é classificada como plausível e segue para a próxima etapa.

3. Elaboração do Plano de Investigação Nesse estágio, um responsável designado é encarregado de definir o fluxo e os procedimentos específicos para conduzir a investigação. A pessoa escolhida pode fazer parte da empresa ou ser um especialista externo contratado.

Uma vez estabelecido o plano de investigação, ele é submetido à aprovação pelo responsável pela gestão das denúncias.

Todos os detalhes do plano, juntamente com as atas de reuniões relacionadas, são registrados e documentados cuidadosamente no sistema de denúncias, garantindo transparência e rastreabilidade em todo o processo.

4. Realização da Investigação O investigador encarregado da apuração da denúncia tem a responsabilidade de reunir todas as informações pertinentes para compreender plenamente o cenário relacionado ao relato feito pelo denunciante. Isso pode envolver:

• A análise minuciosa de documentos relevantes;

• Entrevistas com as partes envolvidas;

• Adaptações no plano de trabalho previamente elaborado.

Políticas internas, como um Código de Conduta preestabelecido, vão orientar e garantir a consistência e a transparência em toda a investigação, bem como um responsável ou um comitê qualificado para julgar as evidências identificadas de forma imparcial e justa.

5. Emissão do Relatório Final Após a conclusão da investigação, é essencial que seja emitido um relatório final detalhado, documentando todo o processo investigativo, incluindo as evidências coletadas, as etapas percorridas e as conclusões alcançadas.

O relatório deve ser elaborado de forma clara e objetiva, apresentando os fatos de maneira imparcial e transparente.

Giovanini ainda ressalta: “É importante que o documento final seja revisado e aprovado pelo comitê ou responsável antes de ser divulgado aos principais interessados e partes envolvidas”.

6. Encerramento da Denúncia Nesse momento, é feita uma análise cuidadosa das conclusões alcançadas para tomar uma decisão conjunta sobre o encerramento da denúncia, determinando se ela será registrada como procedente ou improcedente.

7. Tomada de decisões Assim como nas etapas anteriores, o conflito de interesses deve ser evitado ao máximo na última etapa do processo de denúncias.

Por isso, quem conduz a investigação não deve participar da definição das medidas corretivas.

As decisões podem incluir a aplicação de políticas disciplinares internas e ações legais, dependendo da gravidade do caso. É fundamental estabelecer prazos condizentes, responsabilidades e medidas preventivas para evitar a reincidência de comportamentos inadequados.

Para garantir a eficácia das medidas adotadas, realiza-se um monitoramento utilizando indicadores do sistema de denúncia para avaliar o impacto das ações e identificar possíveis áreas de melhoria.

Conclusão

A compreensão do processo de investigação de denúncias é fundamental para confiar e apoiar o uso de ferramentas criadas para estabelecer um ambiente de trabalho seguro e ético.

Diante dessa demanda por transparência que Canais de Denúncia implementados por empresas terceirizadas, como a Contato Seguro, vem se destacando no mercado.

A Contato Seguro é líder em Canal de Denúncias no Brasil, oferecendo, desde 2008, um ambiente seguro e confidencial para denunciantes e apoiando investigações independentes e eficientes em empresas de diversos segmentos.

Por meio de recursos como denúncias anônimas e atendimento feito por psicólogos especializados, nossos canais estão acessíveis 24/7 via telefone, Whatsapp, site e aplicativo para aqueles que desejam relatar condutas inadequadas ou antiéticas.

Para ajudar a promover a integridade corporativa na sua empresa, entre em contato conosco preenchendo o formulário ao lado e saiba mais sobre como o Canal de Denúncias da Contato Seguro funciona.

Estamos aqui para esclarecer suas dúvidas e fornecer o suporte necessário para um ambiente de trabalho saudável para todos!