• Qué (descripción de la irregularidad)
• Quién (acusado, víctimas, testigos, implicados)
• Cuándo (o desde cuándo) sucedió o ha estado sucediendo
• Dónde (propiedad, refinería, plataforma, edificio)
• Porque (motivación, causa, si se conoce)
• Cuánto (cuando corresponda)
• Pruebas (si las hay)

Toda la información es recibida por Contato Seguro, una empresa externa e independiente especializada en recibir denuncias.

Luego de registrada la denuncia, Contato Seguro remitirá, con garantía de anonimato, la información a la Oidoría General de Petrobras para su procesamiento y envío a las áreas responsables de la investigación.

Se garantiza el anonimato tanto por Internet como por teléfono, ya que no se comparten las IP de los ordenadores del denunciante ni se rastrean las llamadas.

Si elige permanecer en el anonimato, no proporcione detalles en su informe que puedan revelar su identidad.

La denuncia, luego de ser recibida en el Canal de Denuncias, es analizada en el área de clasificación/distribución de la Oidoría general y, si se confirma esta categoría (denuncia), es clasificada y remitida a los profesionales del área de atención de denuncias de la Oidoría General.

Es muy importante que el reporte de la denuncia contenga elementos que permitan la verificación. Por lo tanto, es necesario describir los hechos con claridad, especificando cuál es la irregularidad, la zona en que ocurrió u ocurre el hecho, quién es el autor, cuándo (o desde cuándo) ocurrió o ha estado sucediendo, así como los nombres de las personas que eventualmente puedan ayudar a esclarecer los hechos.

Le recordamos que, en muchos informes, la Oidoría necesita mantenerse en contacto con el denunciante, para aclaraciones y/o complementos de información. Por ello, es fundamental que el autor del informe mantenga una visualización constante de su protocolo.

Si la demanda está apta para el tratamiento, es decir, si contiene un informe completo de los hechos objeto de la denuncia, es encaminada al área de Petrobras responsable de la investigación, de acuerdo con el grupo de temas en el que se inserta (incidentes de cumplimiento, incidentes de seguridad corporativa, SMS, violencia en el trabajo y/o RRHH).

Cuando el/la denunciado(a) es empleado(a) de prestadores de servicios, situación en la cual no existe relación contractual directa entre Petrobras y él/ella, la investigación de los hechos es realizada por la empresa que contrata al denunciado. En estos casos, la Oidoría general informa de los hechos a la empresa contratada, a través de su gerente o fiscal del contrato, y corresponde a ésta verificar la veracidad o no del reporte.

Durante la investigación podrán ser oídas las personas involucradas en el reporte (persona señalada como autora del hecho denunciado, testigos, equipo de investigación, directivos y profesionales directamente vinculados al proceso de tramitación de la denuncia).

Una vez finalizada la investigación, se informa a la Oidoría General sobre el resultado y luego se informa al denunciante que la denuncia ha sido cerrada.

Los casos de incidentes de cumplimiento, incidentes de seguridad corporativa, acoso, discriminación y represalias, en caso de que queden confirmados por la investigación, son remitidos al Comité de Integridad de Petrobras paraque se establezca la medida disciplinaria correspondiente.

1. El informe es registrado por Contato Seguro, siempre con garantía de anonimato, y remitido a la Oidoría;
2. La Oidoría analiza el informe y solicita información adicional al denunciante, si es necesario para la investigación, preservando siempre el anonimato;
3. La Oidoria remite el informe al área encargada de investigar el tipo de denuncia en cuestión (fraude/corrupción, violencia laboral, medio ambiente, etc)
4. El área encargada, investiga la denuncia y remite el resultado a la Oidoría;
5. La Oidoría analiza el resultado y responde al demandante;
6. En caso de confirmación de irregularidades, se aplican acciones correctivas.

Se reclasifican las manifestaciones que no se encuadran en la categoría de “denuncia” (tales como Quejas, Sugerencias, Felicitaciones o Solicitudes) y también se atienden.

Cuando él/ella denunciado(a) es empleado(a) de prestadores de servicios, situación en la cual no existe relación contractual directa entre Petrobras y él/ella, la investigación de los hechos es realizada por la empresa que contrata a la persona denunciada. En estos casos, la Oidoría General informa de los hechos a la empresa contratada, a través de su gerente o interventor del contrato, y corresponde a ésta verificar la veracidad o no del informe.

Las denuncias que involucren hechos en la interacción entre personas (violencia física, violencia sexual y violencia psicológica) sólo podrán ser investigadas cuando el informe deje claro quiénes son las personas involucradas (agente de la agresión, blanco de la agresión).

Las denuncias que requieran, para su tratamiento, la identificación de la persona mencionada en el informe como víctima, serán tratadas con base en su autorización. Sin embargo, cuando no exista autorización, pero ya se haya identificado a la persona señalada en el informe como víctima, la Oidoría, en los términos del artículo 32 del Decreto 581 de la CGU (Controladoria Geral da União de Brasil), remitirá la denuncia para investigación seudonimizada. En caso de ser necesario, el área responsable de la investigación podrá solicitar a la Oidoría la identificación del denunciante o de la víctima, la cual será puesta a disposición de inmediato.

Se aceptarán denuncias anónimas de terceros siempre que en el informe se indique el nombre de la persona que fue objeto de la agresión y sus datos de contacto, ya que la Oidoría contactará con dicha persona, señalada como víctima, en busca de información y ratificación de los hechos narrados

Comunicar irregularidades es un deber de los empleados de Petrobras. Los actos que amenacen o causen algún daño al denunciante serán tratados como incumplimiento.

Si el denunciante entiende que está sufriendo represalias, debe presentar una nueva denuncia describiendo esta situación.

La base legal para el tratamiento de los Datos Personales recogidos en denuncias es el cumplimiento de las obligaciones legales a las que está sujeta Petrobras;

Sus datos personales, incluidos los hechos informados en el intercambio de comunicaciones con Petrobras, serán utilizados por la empresa exclusivamente para investigar la denuncia y podrán, cuando sea necesario, ser conocidos por las partes relacionadas con la denuncia (inculpado, testigos, equipo de investigación, directivos y profesionales directamente vinculados al proceso de tramitación de la denuncia y sus posibles consecuencias).

Por estar sujeta al control de los órganos de control, como el TCU (Tribunal de Contas da União de Brasil) y la CGU, así como la Ley de Acceso a la Información y las necesidades derivadas de la tramitación de los juicios, Petrobras puede verse obligada a compartir la información contenida en las denuncias, incluso Datos Personales y Datos Personales Sensibles. Siempre que sea posible, se adoptarán mecanismos de anonimización y seudonimización de estos datos, con el fin de preservar al máximo la privacidad de los implicados en la denuncia.