Política de Privacidad
de la Línea Ética

Información adicional de protección de datos

1. OBJETO

El objetivo de la presente Política de Privacidad de la Línea Ética de Votorantim Cimentos EAA Inversiones, S.L.U. y Votorantim Cimentos, S.A. es informar del tratamiento de los datos que se llevará a cabo para la gestión y tramitación de las denuncias y consultas presentadas a través del mismo.

Para la correcta configuración y diseño de la Línea Ética, Votorantim Cimentos EAA Inversiones, S.L.U. y Votorantim Cimentos, S.A. dan pleno cumplimiento a la normativa aplicable en materia de protección de datos; de manera especial:

  1. A nivel europeo, el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante, “Reglamento General de Protección de Datos”, o “GDPR”) y a su normativa de desarrollo, tanto europea como española;
  2. Al tratarse datos personales de personas ubicadas en territorio español, la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (en lo sucesivo, “LOPD”);
  3. Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal;
  4. Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción; y
  5. Cualquier otra normativa de desarrollo que pueda resultar de aplicación.

2. ENTIDADES LEGALMENTE CORRESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Las entidades legalmente corresponsables del tratamiento de los datos que se recaben en el marco de la Línea Ética, son las siguientes sociedades:

  • Votorantim Cimentos EAA Inversiones, S.L.U., de nacionalidad española, y con domicilio en Vigo, calle Brasil 56, y
  • Votorantim Cimentos, S.A., de nacionalidad brasileña, y con domicilio en Sao Paulo (Brasil), Rua Gomes de Carvalho 1996, 12º andar,

En adelante, ambas serán denominada conjuntamente como «los corresponsables» o «las entidades».

En cumplimiento de lo establecido por la normativa de protección de datos, los corresponsables informan que el punto de contacto único a efectos del tratamiento de los datos que se recaben en el marco de esta Línea Ética es Votorantim Cimentos EAA Inversiones, S.L.U. + email corporativo compliance@vceaa.com a quien tanto denunciantes como denunciados se podrán dirigir para consultar cualquier cuestión relativa al tratamiento de sus datos personales, así como para el ejercicio de sus legítimos derechos en materia de Privacidad.

3. CATEGORÍA Y PROCEDENCIA DE LOS DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

En esta Línea Ética se podrá tratar información personal del denunciante y del denunciado, así como de terceras personas involucradas en los hechos que hayan sido objeto de una consulta o denuncia (por ejemplo, posibles testigos). A este respecto, no es posible definir a priori qué categorías de datos personales se tratarán en esta Línea Ética, dado que depende de la información que libremente quieran facilitar tanto el denunciante a la hora de formular su denuncia, como el denunciado a la hora de proceder a su defensa.

En cualquier caso, las entidades podrán recibir dichos datos personales:

  1. directamente del propio interesado (por aportarla en el momento de formular su denuncia o consulta, al formular sus posibles alegaciones, o en cualquier otro momento de la investigación); y,
  2. de manera indirecta, por cualquiera de las personas –físicas o jurídicas- involucradas en la investigación, o por las sociedades vinculadas con los corresponsables, cuando dicha persona trabaje o preste sus servicios en cualquiera de ellas.

Finalmente, el denunciante que desee revelar su identidad deberá comunicar a las entidades sus datos personales actuales y exactos, a fin de que la información contenida en sus sistemas esté actualizada y sin errores (en especial, los datos a través de los cuales contactar con él para cualquier cuestión relacionada con la denuncia presentada).

4. FINALIDAD Y LEGITIMACIÓN

A los efectos legales, se hace constar que con el tratamiento de los datos que se recaben a través de esta Línea Ética se persiguen las siguientes finalidades, cada una de ellas con su correspondiente base legitimadora:

a) Cumplimiento de la Ley 2/2023, de Protección al Informante

En primer lugar, trataremos la información que se recabe (la que nos facilite el denunciante o la que se recabe en el marco de la investigación) con la finalidad de (i) gestionar e investigar las denuncias formuladas a través de la Línea Ética y (ii) adoptar las medidas de protección legalmente establecidas para prevenir posibles represalias, dando así estricto cumplimiento a lo dispuesto por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, de Protección del Informante.

Si el denunciante formulara su denuncia de manera verbal y solicitase expresamente tener una reunión presencial y dejar constancia de ella a través de una grabación en video (en cuyo caso se recabaría su imagen y si voz) o audio (solamente su voz), los corresponsables lo llevarán a cabo con base en su consentimiento, como base legitimadora.

b) Atención y respuesta de posibles consultas, por el interés legítimo de quien las formula

Si no se presenta una denuncia sino, simplemente, una consulta, los corresponsables tratarán la información que se reciba para darle respuesta. Llevarán a cabo lo anterior con base en su interés legítimo, como base legitimadora, entendiendo que no perjudica ni lesiona la Privacidad de quien formula la consulta, y también de éstos, al tener un legítimo interés en recibir una respuesta.

De acuerdo con el Reglamento General europeo 2016/679 de Protección de Datos, los corresponsables han elaborado la pertinente «prueba de sopesamiento», un análisis interno que confirma la procedencia y pertinencia de tal interés legítimo.

c) Prevención de riesgos penales, como misión de Interés Público

Por otro lado, los datos personales que se recaben serán también tratados para el cumplimiento de una misión realizada en interés público, como es la prevención, detección y descubrimiento de posibles riesgos e incumplimientos de la normativa penal que puedan producirse en el seno de la organización, y que puedan generar responsabilidad penal para los corresponsables, como tales personas jurídicas, permitiendo también a ambos corresponsables disponer de evidencias del correcto funcionamiento de su Modelo de Prevención de Riesgos Penales.

d) Otros posibles usos que puedan resultar legalmente obligatorios:

Finalmente, en algunos casos los datos personales también podrán ser tratados para dar cumplimiento a determinadas obligaciones legales que se apliquen a los corresponsables. Por ejemplo, si los solicita un Juzgado, o cualquier Cuerpo y Fuerza de Seguridad del Estado.

En estos casos, y en la medida de lo posible (existe la posibilidad de que no se pueda revelar a los interesados el requerimiento de información que le pueda realizar un Juzgado o autoridad), se informará de ello.

5. TIEMPO DE CONSERVACIÓN DE SUS DATOS

Los datos personales de quien formule la denuncia, del denunciado, y de terceros que puedan ser mencionados en ella o participar en su investigación serán conservados y tratados por los corresponsables:

  1. Durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados,
  2. en su caso, durante el tiempo en que se desarrolle la pertinente investigación y, finalmente,
  3. a lo largo del ejercicio de las acciones legales que correspondan.
  4. En el caso de tratarse de una simple consulta, durante el tiempo necesario para su gestión, tramitación y respuesta.

En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la denuncia sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, se procederá a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del canal. Asimismo, las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.

Tras ello, los corresponsables conservarán dichos datos (i) para dar cumplimiento a posibles obligaciones legales que resulten de aplicación, así como (ii) para atender a posibles reclamaciones y responsabilidades, manteniéndolos debidamente bloqueados, y durante los plazos máximos legalmente establecidos, a disposición de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, Juzgados y Tribunales, y posibles Administraciones Públicas Competentes, por un plazo máximo de diez años.

6. ¿A QUÉ DESTINATARIOS SE COMUNICARÁN SUS DATOS?

Como regla general, las entidades no cederán a ningún tercero los datos que recaben a través de la Línea Ética. Únicamente podrá acceder a ellos el personal que, por sus funciones, responsabilidades y cometidos, esté debida y previamente autorizado.

No obstante, frente a esta regla general existen algunas excepciones. Así:

  1. En primer lugar, los datos sí podrán ser facilitados a aquellos terceros a los que los corresponsables estén legalmente obligados a facilitárselos: por ejemplo, Juzgados y Tribunales, Cuerpos y Fuerzas de Seguridad o cualquier Organismo Público competente, previo el oportuno requerimiento oficial y formal, así como al Ministerio Fiscal en los casos que resulte preceptivo.
  2. Asimismo, las entidades pueden contar con la colaboración de terceros proveedores de servicios, que pueden tener acceso a tales datos personales y que los tratarán en su nombre y por su cuenta, como consecuencia de la prestación de servicios contratada.
    En relación con lo anterior se pone de manifiesto que las entidades siguen unos estrictos criterios de selección de proveedores, con el fin de dar cumplimiento a sus obligaciones en materia de protección de datos. Así, y para regular las condiciones de Privacidad en las que actuarán esos posibles terceros proveedores, los corresponsables impondrán, entre otras, las siguientes obligaciones: aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas; tratar los datos personales para las finalidades pactadas y atendiendo únicamente a las instrucciones documentadas de los corresponsables; y suprimir o devolverle los datos una vez finalice la prestación de los servicios.
    Se indica lo anterior por cuanto las entidades podrán contratar la prestación de servicios con terceros proveedores que desempeñen su actividad, a título enunciativo y no limitativo, en los siguientes sectores: asesoramiento jurídico, empresas de servicios profesionales multidisciplinares, o empresas proveedoras de servicios tecnológicos o informáticos.

En estos supuestos de intervención de un tercer proveedor, éste deberá:

  • El encargado seguirá rigurosa y puntualmente las instrucciones documentadas de los corresponsables.
  • Bajo ningún concepto el encargado utilizará los datos a los que pueda acceder para otro fin distinto.
  • El encargado implantará las medidas de seguridad -técnicas y organizativas- para garantizar la confidencialidad de la información a la que acceda.
  • El encargado no comunicará a terceros los datos a los que acceda, ni siquiera para su conservación.

A este respecto y más concretamente, para la adecuada gestión de la Línea Ética las entidades han procedido a la contratación de un proveedor externo especializado - CONTRATO SEGURO PREVENÇÃO DE RISCOS EMPRESARIAIS LTDA, ubicado en Brasil- que asume el rol de encargado del tratamiento. Como tal empresa especializada, cuando se formule una denuncia este proveedor gestionará y llevará a cabo su seguimiento, prestando así soporte a las entidades a la hora de adoptar la decisión que corresponda.

7. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE LA INFORMACIÓN PERSONAL QUE SE RECABE

El acceso a los datos personales por parte del proveedor referido, al igual que la participación en este tratamiento de la sociedad brasileña Votorantim Cimentos, S.A. como entidad legalmente corresponsable, supone la realización de sendas transferencias internacionales de los datos de los interesados, teniendo en cuenta que ambas entidades se encuentran ubicadas fuera del Espacio Económico Europeo (más concretamente, en Brasil).

Por ello, los corresponsables (en el caso de dicho proveedor) y Votorantim Cimentos, S.A. (en el caso del otro corresponsable) han adoptado las medidas necesarias de acuerdo con el Capítulo V del GDPR, de tal manera que quede debidamente salvaguardada y protegida la privacidad de las personas, y en particular la suscripción de las correspondientes cláusulas contractuales tipo propuestas por la Comisión Europea. En todo caso, los interesados podrán obtener información legal adicional sobre las medidas adoptadas siguiendo las indicaciones del apartado 8.

8. EJERCICIO DE DERECHOS

Las personas cuyos datos personales puedan llegar a ser tratados en el marco y contexto de esta Línea Ética tienen los siguientes derechos:

  1. Tendrán derecho a obtener confirmación sobre si los corresponsables están tratando sus datos personales o no –en el marco de la gestión de la Línea Ética–, así como a acceder, rectificar, limitar el uso de sus datos, o en su caso, solicitar su supresión, cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para la gestión del Canal.
  2. En determinadas circunstancias, a oponerse al tratamiento de sus datos personales. No obstante, de acuerdo a lo que dispone la referida ley 2/2023, en el caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación ejerciese el derecho de oposición, se presumirá, salvo prueba en contrario, que existen motivos legítimos imperiosos que sí legitiman el tratamiento de sus datos personales.
  3. Si el interesado hubiera solicitado documentar la denuncia verbal a través de una grabación en video o audio, tendrá derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte de forma retroactiva al tratamiento de datos personales realizado hasta ese momento, así como a solicitar la portabilidad de tal grabación.
  4. Podrán solicitar información adicional y, en su caso, una copia de las garantías adoptadas para asegurar la conformidad de la transferencia internacional de datos con lo previsto en la normativa vigente.
  5. Podrán solicitar una copia de los aspectos esenciales del acuerdo de corresponsabilidad suscrito entre Votorantim Cimentos EAA Inversiones, S.L., Votorantim Cimentos, S.A. y Contato Seguro.

    Para lo anterior, los interesados deberán dirigirse al punto de contacto único de los corresponsables del tratamiento, a través de la siguiente dirección compliance@vceaa.com.

  6. Los interesados también podrán reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (como tal Autoridad de Control competente en materia de Protección de datos), especialmente cuando no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos, mediante escrito dirigido a Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001-Madrid o a través de la web https://www.aepd.es.

9. PRINCIPIO DE PROPORCIONALIDAD Y MINIMIZACIÓN DE DATOS

Los datos personales recabados en el marco de la Línea Ética se limitarán a los estricta y objetivamente necesarios para tramitar las denuncias y, si procede, comprobar la realidad de los hechos denunciados.

Serán tratados en todo momento de conformidad con la normativa de protección de datos aplicable, para fines legítimos y específicos en relación con la investigación que pueda surgir como consecuencia de la denuncia. Serán adecuados y no excesivos en relación con las citadas finalidades.

10. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD. POSIBLE ANONIMATO DEL DENUNCIANTE.

Los corresponsables se asegurarán de que se adoptan todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos que se puedan recabar, al objeto de protegerlos de posibles divulgaciones o accesos no autorizados.

A este respecto, los denunciantes podrán decidir si identificarse, o no, al efectuar una denuncia. No obstante, se anima a que los denunciantes se identifiquen para, de este modo, poder obtener más información acerca de los hechos denunciados. En todo caso, se garantizará la máxima confidencialidad sobre la identidad del denunciante que finalmente desee identificarse.

Asimismo, y como medida para garantizar la confidencialidad del denunciante, se hace constar expresamente que el ejercicio de su derecho de acceso por parte del denunciado no supondrá de manera automática el acceso a la identidad del denunciante.

De hecho, y a este respecto, la identidad del denunciante sólo podrá ser revelada a las autoridades administrativas y judiciales, cuando legalmente corresponda, para la adecuada tramitación de cualquier procedimiento administrativo o judicial que se pudiera derivar de la denuncia presentada.

Por último, se hace constar que todas las personas que, por razón de las funciones que desempeñen, tengan conocimiento de las denuncias que se formulen, están obligadas a guardar secreto sobre toda la información a la que accedan.

11. DEBER DE INFORMACIÓN A LAS PARTES INVOLUCRADAS.

Las partes involucradas en las consultas o denuncias que se reciban serán debidamente informadas de las condiciones legales en materia de Privacidad bajo las cuales se tratarán sus datos personales. Para llevar a cabo lo anterior, ambos corresponsables:

  1. Arbitrarán los mecanismos necesarios para garantizar que los destinatarios de esta Línea Ética puedan conocer y tengan a su disposición, de manera sencilla, accesible, comprensible y gratuita, las normas de Privacidad contenidas en esta Política. Ello, en todo caso, con carácter previo a la interposición de una posible consulta o denuncia.
  2. Asimismo, y adicionalmente, cada vez que se formule una denuncia o consulta, las entidades informarán de manera particular a las personas involucradas de la recogida y posterior tratamiento de sus datos personales. No obstante, la forma en que llevará a cabo lo anterior se gestionará de manera personalizada. Así, a este respecto, y al margen de que esta Política pueda estar accesible solicitándola a los corresponsables a través del punto de contacto único, para reforzar y garantizar el cumplimiento de tal deber de información se llevarán a cabo las siguientes medidas (en función de si se trata del denunciante, del denunciado o de un tercero involucrado):
    • Denunciante: Si el denunciante se identifica al formular la denuncia, se le informará también del tratamiento de sus datos en el correo electrónico que se le remita para acusar recibo de la presentación de su denuncia o consulta, con un enlace a esta Política de Privacidad. Se llevará a cabo lo anterior en el plazo máximo de 7 días naturales, a partir de la recepción de la denuncia.
      Excepcionalmente, esta notificación personalizada no se realizará si el denunciante ha empleado una cuenta de correo de uso común o compartido, o accesible para más personas de la organización (por ejemplo, info@votorantim.es o RRHH@votorantim.es).
    • Denunciado: En el caso del denunciado, será necesario evaluar de manera individualizada si el hecho de informarle de la presentación de una denuncia contra él podría comprometer el correcto desarrollo y buen fin de la investigación. En este sentido, en caso de que se decida no informar al interesado en la fase inicial de la investigación, esta decisión será debidamente documentada y justificada.
      A este respecto, por regla general se informará al denunciado de la interposición de una denuncia contra él en el plazo máximo de un mes desde su admisión a trámite.
      No obstante, excepcionalmente y siempre que exista una justa causa, dicha comunicación podrá demorarse si llevarla a cabo pudiera poner en grave peligro el buen fin de la investigación.
    • Cualquier otro interesado implicado en la denuncia o consulta: Finalmente, a los terceros involucrados en la denuncia o consulta que se formule se les informará de forma previa a su participación en el proceso: por ejemplo, a un posible testigo con carácter previo a su entrevista o toma de declaración.