El objetivo de la presente Política de Privacidad de la Línea Ética de Votorantim Cimentos EAA Inversiones, S.L.U. y Votorantim Cimentos, S.A. es informar del tratamiento de los datos que se llevará a cabo para la gestión y tramitación de las denuncias y consultas presentadas a través del mismo.
Para la correcta configuración y diseño de la Línea Ética, Votorantim Cimentos EAA Inversiones, S.L.U. y Votorantim Cimentos, S.A. dan pleno cumplimiento a la normativa aplicable en materia de protección de datos; de manera especial:
Las entidades legalmente corresponsables del tratamiento de los datos que se recaben en el marco de la Línea Ética, son las siguientes sociedades:
En adelante, ambas serán denominada conjuntamente como «los corresponsables» o «las entidades».
En cumplimiento de lo establecido por la normativa de protección de datos, los corresponsables informan que el punto de contacto único a efectos del tratamiento de los datos que se recaben en el marco de esta Línea Ética es Votorantim Cimentos EAA Inversiones, S.L.U. + email corporativo compliance@vceaa.com a quien tanto denunciantes como denunciados se podrán dirigir para consultar cualquier cuestión relativa al tratamiento de sus datos personales, así como para el ejercicio de sus legítimos derechos en materia de Privacidad.
En esta Línea Ética se podrá tratar información personal del denunciante y del denunciado, así como de terceras personas involucradas en los hechos que hayan sido objeto de una consulta o denuncia (por ejemplo, posibles testigos). A este respecto, no es posible definir a priori qué categorías de datos personales se tratarán en esta Línea Ética, dado que depende de la información que libremente quieran facilitar tanto el denunciante a la hora de formular su denuncia, como el denunciado a la hora de proceder a su defensa.
En cualquier caso, las entidades podrán recibir dichos datos personales:
Finalmente, el denunciante que desee revelar su identidad deberá comunicar a las entidades sus datos personales actuales y exactos, a fin de que la información contenida en sus sistemas esté actualizada y sin errores (en especial, los datos a través de los cuales contactar con él para cualquier cuestión relacionada con la denuncia presentada).
A los efectos legales, se hace constar que con el tratamiento de los datos que se recaben a través de esta Línea Ética se persiguen las siguientes finalidades, cada una de ellas con su correspondiente base legitimadora:
a) Cumplimiento de la Ley 2/2023, de Protección al Informante
En primer lugar, trataremos la información que se recabe (la que nos facilite el denunciante o la que se recabe en el marco de la investigación) con la finalidad de (i) gestionar e investigar las denuncias formuladas a través de la Línea Ética y (ii) adoptar las medidas de protección legalmente establecidas para prevenir posibles represalias, dando así estricto cumplimiento a lo dispuesto por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, de Protección del Informante.
Si el denunciante formulara su denuncia de manera verbal y solicitase expresamente tener una reunión presencial y dejar constancia de ella a través de una grabación en video (en cuyo caso se recabaría su imagen y si voz) o audio (solamente su voz), los corresponsables lo llevarán a cabo con base en su consentimiento, como base legitimadora.
b) Atención y respuesta de posibles consultas, por el interés legítimo de quien las formula
Si no se presenta una denuncia sino, simplemente, una consulta, los corresponsables tratarán la información que se reciba para darle respuesta. Llevarán a cabo lo anterior con base en su interés legítimo, como base legitimadora, entendiendo que no perjudica ni lesiona la Privacidad de quien formula la consulta, y también de éstos, al tener un legítimo interés en recibir una respuesta.
De acuerdo con el Reglamento General europeo 2016/679 de Protección de Datos, los corresponsables han elaborado la pertinente «prueba de sopesamiento», un análisis interno que confirma la procedencia y pertinencia de tal interés legítimo.
c) Prevención de riesgos penales, como misión de Interés Público
Por otro lado, los datos personales que se recaben serán también tratados para el cumplimiento de una misión realizada en interés público, como es la prevención, detección y descubrimiento de posibles riesgos e incumplimientos de la normativa penal que puedan producirse en el seno de la organización, y que puedan generar responsabilidad penal para los corresponsables, como tales personas jurídicas, permitiendo también a ambos corresponsables disponer de evidencias del correcto funcionamiento de su Modelo de Prevención de Riesgos Penales.
d) Otros posibles usos que puedan resultar legalmente obligatorios:
Finalmente, en algunos casos los datos personales también podrán ser tratados para dar cumplimiento a determinadas obligaciones legales que se apliquen a los corresponsables. Por ejemplo, si los solicita un Juzgado, o cualquier Cuerpo y Fuerza de Seguridad del Estado.
En estos casos, y en la medida de lo posible (existe la posibilidad de que no se pueda revelar a los interesados el requerimiento de información que le pueda realizar un Juzgado o autoridad), se informará de ello.
Los datos personales de quien formule la denuncia, del denunciado, y de terceros que puedan ser mencionados en ella o participar en su investigación serán conservados y tratados por los corresponsables:
En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la denuncia sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, se procederá a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del canal. Asimismo, las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.
Tras ello, los corresponsables conservarán dichos datos (i) para dar cumplimiento a posibles obligaciones legales que resulten de aplicación, así como (ii) para atender a posibles reclamaciones y responsabilidades, manteniéndolos debidamente bloqueados, y durante los plazos máximos legalmente establecidos, a disposición de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, Juzgados y Tribunales, y posibles Administraciones Públicas Competentes, por un plazo máximo de diez años.
Como regla general, las entidades no cederán a ningún tercero los datos que recaben a través de la Línea Ética. Únicamente podrá acceder a ellos el personal que, por sus funciones, responsabilidades y cometidos, esté debida y previamente autorizado.
No obstante, frente a esta regla general existen algunas excepciones. Así:
En estos supuestos de intervención de un tercer proveedor, éste deberá:
A este respecto y más concretamente, para la adecuada gestión de la Línea Ética las entidades han procedido a la contratación de un proveedor externo especializado - CONTRATO SEGURO PREVENÇÃO DE RISCOS EMPRESARIAIS LTDA, ubicado en Brasil- que asume el rol de encargado del tratamiento. Como tal empresa especializada, cuando se formule una denuncia este proveedor gestionará y llevará a cabo su seguimiento, prestando así soporte a las entidades a la hora de adoptar la decisión que corresponda.
El acceso a los datos personales por parte del proveedor referido, al igual que la participación en este tratamiento de la sociedad brasileña Votorantim Cimentos, S.A. como entidad legalmente corresponsable, supone la realización de sendas transferencias internacionales de los datos de los interesados, teniendo en cuenta que ambas entidades se encuentran ubicadas fuera del Espacio Económico Europeo (más concretamente, en Brasil).
Por ello, los corresponsables (en el caso de dicho proveedor) y Votorantim Cimentos, S.A. (en el caso del otro corresponsable) han adoptado las medidas necesarias de acuerdo con el Capítulo V del GDPR, de tal manera que quede debidamente salvaguardada y protegida la privacidad de las personas, y en particular la suscripción de las correspondientes cláusulas contractuales tipo propuestas por la Comisión Europea. En todo caso, los interesados podrán obtener información legal adicional sobre las medidas adoptadas siguiendo las indicaciones del apartado 8.
Las personas cuyos datos personales puedan llegar a ser tratados en el marco y contexto de esta Línea Ética tienen los siguientes derechos:
Los datos personales recabados en el marco de la Línea Ética se limitarán a los estricta y objetivamente necesarios para tramitar las denuncias y, si procede, comprobar la realidad de los hechos denunciados.
Serán tratados en todo momento de conformidad con la normativa de protección de datos aplicable, para fines legítimos y específicos en relación con la investigación que pueda surgir como consecuencia de la denuncia. Serán adecuados y no excesivos en relación con las citadas finalidades.
Los corresponsables se asegurarán de que se adoptan todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos que se puedan recabar, al objeto de protegerlos de posibles divulgaciones o accesos no autorizados.
A este respecto, los denunciantes podrán decidir si identificarse, o no, al efectuar una denuncia. No obstante, se anima a que los denunciantes se identifiquen para, de este modo, poder obtener más información acerca de los hechos denunciados. En todo caso, se garantizará la máxima confidencialidad sobre la identidad del denunciante que finalmente desee identificarse.
Asimismo, y como medida para garantizar la confidencialidad del denunciante, se hace constar expresamente que el ejercicio de su derecho de acceso por parte del denunciado no supondrá de manera automática el acceso a la identidad del denunciante.
De hecho, y a este respecto, la identidad del denunciante sólo podrá ser revelada a las autoridades administrativas y judiciales, cuando legalmente corresponda, para la adecuada tramitación de cualquier procedimiento administrativo o judicial que se pudiera derivar de la denuncia presentada.
Por último, se hace constar que todas las personas que, por razón de las funciones que desempeñen, tengan conocimiento de las denuncias que se formulen, están obligadas a guardar secreto sobre toda la información a la que accedan.
Las partes involucradas en las consultas o denuncias que se reciban serán debidamente informadas de las condiciones legales en materia de Privacidad bajo las cuales se tratarán sus datos personales. Para llevar a cabo lo anterior, ambos corresponsables:
