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Por que a Votorantim Cimentos possui uma Linha Ética?

Acreditamos que um sistema eficaz de denúncias intensifica os nossos esforços para a promoção de uma cultura de integridade e tomada de decisões éticas.

Assim, a nossa Linha Ética foi implementada há mais de 10 anos para possibilitar que qualquer pessoa, que trabalhe ou não na Companhia, possa manifestar livremente, com segurança e confidencialidade, suas dúvidas e preocupações genuínas sobre eventuais situações de violações do Código de Conduta da Votorantim Cimentos percebidas em nosso ambiente de negócios ou nos relacionamentos.

Quem pode fazer uma denúncia?

Qualquer pessoa que observar uma conduta irregular ocorrendo nos ambiente de negócios da empresa: empregados VC, clientes, terceiros, fornecedores, parceiros de negócios, investidores, sociedade em geral.

Trata-se de um canal aberto a todos, que deve ser utilizado com responsabilidade e boa-fé.

É possível registrar um relato anônimo?

Sim. Você pode registrar um relato de forma anônima ou identificada.

O contato é realizado por meio de uma empresa independente, totalmente isenta e com atendimento especializado para obter o máximo de informações sobre o caso sem comprometer seu anonimato. Em nenhuma hipótese o número do seu telefone ou o IP do seu computador serão compartilhados.

Mas não se preocupe: caso você venha a se identificar, a sua identidade será tratada com sigilo durante o processo.

Não quero me identificar em meu relato. Posso confiar que não serei realmente identificado por vocês de alguma forma?

Se você optou pelo anonimato, não há possibilidade de identificação.

Os processos e o sistema da Linha Ética foram estruturados para proteger o seu anonimato. Não há rastreamento de número de telefone, de IP de computadores ou qualquer coisa semelhante em nosso processo.

Entretanto, se você deseja permanecer realmente anônimo, você - como denunciante - deve certificar-se de que o conteúdo da sua denúncia não revele acidentalmente a sua identidade. Importante alertar também que, ao fazer uma denúncia, você não deve comentar sobre isso com ninguém, minimizando, assim, o risco dos seus colegas compartilharem com outras pessoas a informação que você mesmo confidenciou a eles. Tampouco deve compartilhar o protocolo do seu relato ou ainda deixá-lo em local acessível a terceiros.

Essas são algumas dicas simples que compartilhamos com você para garantir-lhe um cuidado extra na preservação da sua identidade.

Consigo relatar uma ocorrência de forma anônima e, ainda assim, receber uma resposta?

Sim. Ao concluir o seu registro, você receberá um protocolo automático identificando a ocorrência registrada, independentemente de ter se identificado ou não no seu contato.

Você poderá retornar ao canal futuramente, por telefone ou pelo site da Linha Ética, informar o número do protocolo que deseja consultar e, então, poderá acompanhar a situação do seu relato.

Que tipo de casos posso relatar pelo canal?

Sempre que vivenciar uma situação que viole o nosso Código de Conduta e/ou às Leis observadas nos relacionamentos e negócios conduzidos pela Companhia, bem como para o esclarecimento de dúvidas sobre as diretrizes estabelecidas nesse documento.

Sempre que identificar uma irregularidade, se você for empregado da Votorantim Cimentos, você pode compartilhá-la com o seu gestor, gestor do seu gestor, com a área de Gente, de Compliance ou com o Jurídico, de acordo com o tema.

Mas, se você não for nosso empregado ou se for nosso empregado e não se sentir à vontade para acionar esses times ou pessoas nessas situações, lembre-se de que a Linha Ética é uma alternativa segura e confidencial com a qual você sempre poderá contar.

Veja alguns exemplos de situações indevidas que você deve reportar: assédio moral, assédio ou importunação sexual, discriminação de qualquer natureza, fraude, corrupção, entre outras.

Além disso, você também pode utilizar a Linha Ética para tirar dúvidas sobre o nosso Código de Conduta.

ATENÇÃO: questionamentos e reclamações de ordem operacional ou técnica, compra de produtos, pedidos de patrocínio, solicitação de visitas à empresa, envio de currículos, pedido de cadastramento de fornecedores, reclamações sobre falta de pagamento, por exemplo, devem ser endereçados a outros canais mais apropriados ou áreas responsáveis dentro da Companhia. Consulte o site da Votorantim Cimentos ou o Workplace (caso seja empregado VC), para conhecer outros os canais de comunicação disponibilizados para contatos de outras naturezas. Na dúvida, entre em contato com o “Fale Conosco”, com o “Canal de Vendas”, “Canal do Fornecedor”, “Canal do Investidor”.

Que informações devo colocar na minha denúncia para garantir que a situação seja adequadamente compreendida e possibilite uma investigação adequada?

Quando você registrar seu relato, é importante incluir o máximo de informações. Assim, lembre-se de descrever o ocorrido com o máximo de detalhes possível. Busque ater-se ao relato de fatos precisos, informando: O que aconteceu? Quando aconteceu? Onde? Por quais motivos? Qual o nome das pessoas envolvidas nessa situação? Qual o cargo dessas pessoas?

Se houver testemunhas, informe também seus nomes completos, cargo e, se souber, telefone e/ou e-mail para contato.

Quanto mais dados sobre o fato, mais efetiva será a apuração da situação e, consequentemente, melhores ações poderão ser tomadas e melhores resultados poderão ser alcançados. Relatos sem retorno a estas informações, ou com conteúdos vagos, superficiais, bem como relatos desrespeitosos não serão investigados.

A Linha Ética deve ser utilizada de boa-fé, portanto, use-a de maneira correta e consciente.

Percebi algumas condutas antiéticas, mas nada que me afete ou afete os meus colegas. Então, já que isso não me diz respeito, por que devo denunciar?

Para nós, da Votorantim Cimentos, existe apenas uma forma de fazer as coisas: a certa.

Todos temos o direito de trabalhar em um ambiente positivo, e com esse direito, vem a responsabilidade de agir de maneira ética, informando as pessoas e instâncias apropriadas quando alguém não está agindo de maneira adequada, justa e íntegra, em linha com as diretrizes e valores da Companhia.

Trabalhando juntos é que iremos construir e manter um ambiente saudável, transparente, íntegro, produtivo e melhor para todos. Uma conduta imprópria pode colocar em risco a sobrevivência de toda uma empresa.

Talvez você tenha conhecimento de algo que possa ser mais crítico e preocupante do que você julga. A partir da sua denúncia, a área ou as instâncias competentes na empresa conseguem direcionar os seus esforços para a investigação de irregularidades até então desconhecidas, podendo, assim, atuar o mais rápido possível para minimizar o impacto negativo potencial que elas poderiam acarretar para a empresa, para os seus empregados, fornecedores, parceiros comerciais, meio ambiente, sociedade, entre outros.

Portanto, se você está ciente de qualquer conduta imprópria, antiética ou ilegal que tenha acontecido ou esteja acontecendo nos relacionamentos e no ambiente de negócios da Votorantim Cimentos, considere que denunciá-la é um dever para consigo, para com seus colegas e para com todas as demais partes relacionadas da Companhia, que podem ser impactadas caso essa situação não seja corrigida a tempo e evolua para algo ainda mais grave.

Quantas vezes devo denunciar uma mesma situação ocorrida?

Fazer vários registros sobre uma mesma ocorrência não dará mais crédito à situação. Apenas trará maiores custos de processamento, perda de tempo na análise, impacto na análise de outros temas críticos e mais demora na conclusão do processo.

Portanto, se for realizar uma denúncia sobre uma situação real ou potencial, faça-o apenas uma vez.

Se após o envio do seu relato você se lembrar de outros dados ou tomar conhecimento de novas informações sobre a mesma situação que possam ser importantes para o complemento das análises que estão em curso, é simples: basta acessar o seu relato novamente (com o seu número de protocolo) e inserir as novas informações desejadas no caso já em análise.

Preciso ter evidências?

Não é necessário. No entanto, recomenda-se que você indique ou disponibilize evidências que contribuam para a apuração do tema, caso isso seja possível. Você pode apagar ou recortar eventuais dados que possam identificá-lo(a), caso você desejar manter anonimato.

O sistema da Contato Seguro permite que você anexe qualquer tipo de arquivo, foto, vídeo, áudio, etc. Mesmo que você faça a denúncia por telefone, o atendente vai lhe explicar como anexar as suas evidências.

Todos esses documentos serão tratados com confidencialidade, preservando a identidade de quem as encaminhou.

Quem atende o 0800 da Linha Ética e registra as denúncias?

A Contato Seguro dispõe de uma equipe própria de profissionais qualificados para o recebimento de seus relatos.

Estas pessoas não têm nenhuma relação com a Votorantim Cimentos e são totalmente isentas com relação ao conteúdo que será denunciado.

Quais cuidados eu devo ter após fazer um relato?

Após realizar o registro de seu relato na Linha Ética, é importante manter o sigilo do que foi reportado e não comentar ou compartilhar com terceiros, a fim de garantir a confidencialidade do que foi relatado.

Além disso, você deve consultar este sistema periodicamente para verificar se há questionamentos adicionais da equipe de Ouvidoria.

Como acompanhar minha denúncia?

Ao fazer uma denúncia por telefone, por este site ou pelo aplicativo da Contato Seguro, você receberá um número de protocolo que poderá ser utilizado para acompanhar o andamento da sua denúncia.

Para isso, você deverá acessar este site no link “Acompanhe seu relato/consulta”.

Recomendamos que você o anote e faça acompanhamentos periódicos a fim de verificar o andamento de seu relato.

Eventualmente, a equipe de Ouvidoria da Votorantim Cimentos poderá lhe solicitar mais informações por meio de mensagens que somente poderão ser acessadas por você através do site ou do telefone com este protocolo (sem ele você não conseguirá acessar esta ferramenta).

Fique atento e acesse regularmente este site. Sua contribuição será de extrema importância ao processo.

O que eu faço se eu sofrer alguma retaliação?

A Votorantim Cimentos repudia qualquer forma de retaliação feita contra qualquer pessoa que registre um relato com uma preocupação genuína ou mesmo que contribua com as investigações.

Caso isto ocorra, você deve fazer um registro na Linha Ética informando detalhes da situação para que a equipe responsável possa fazer a devida apuração e agir de forma tempestiva.

Qual o prazo para apuração dos casos?
Eu receberei algum retorno em relação ao meu relato?

Não há um prazo estipulado para a investigação das denúncias, pois há variações de acordo com os temas e complexidade de cada caso.

Casos mais complexos demandam ações mais complexas, que por sua vez demandam mais tempo para uma correta, responsável e completa análise e tratativa.

Entretanto, é importante reforçar que todos os relatos registrados na Linha Ética (desde que contenham informações mínimas para a investigação) serão avaliados, tratados, e receberão um retorno final da Ouvidoria pelo sistema.

No entanto, detalhes relacionados à conclusão do caso e eventuais medidas tomadas não serão compartilhadas, a fim de preservar o sigilo do processo e dos envolvidos.